เครื่องมือที่ใช้ในการบริหารสินค้าคงคลัง

สินค้าคงคลัง คือ สินค้าที่เราผลิตหรือสั่งซื้อเพื่อนำมาจัดจำหน่าย การจัดการสินค้าคงคลังเป็นสิ่งสำคัญต่อการให้บริการลูกค้าเพื่อให้สินค้ามีอยู่ตลอดเวลาเมื่อลูกค้าต้องการจะซื้อ แต่ในทางกลับกันก็สามารถทำให้เกิดต้นทุนสูงในการดำเนินการดังนั้น หลายองค์กรเริ่มมองเห็นปัญหาเหล่านี้ จึงมีการคิดหาวิธีต่างๆ เพื่อช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บสินค้าคงคลังของกิจการ

การจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการทำให้เกิดสมดุลระหว่างสินค้าและระดับความพึงพอใจของลูกค้า เช่นการตอบสนองต่อการสั่ง ซื้อของลูกค้า (order fill rates) แต่ทั้งนี้ความเสี่ยงต่างๆที่เกิดจากการบริหารสินค้าคงคลัง อาจเป็นการเก็บสต๊อกไว้มากเกินไป และสินค้าที่มีอยู่ไม่ใช่สินค้าที่ลูกค้าต้องการซื้อจริงๆ ก็ทำให้สภาพคล่องทางการเงินชะงักได้ หรืออีกทางหนึ่งคือสูญเสียรายได้จากการที่สินค้าที่ต้องการไม่มีขาย

เครื่องมือที่ใช้ในการบริหารสินค้าคงคลัง

1. ระบบซัพพลายเชน 

       การบริหารซัพพลายเชนนั้น มีความซับซ้อนมากกว่าแค่การสั่งซื้อสินค้า แต่รวมไปถึงกระบวนการต่าง ๆ ตั้งแต่การริเริ่มออกแบบและผลิตสินค้า   จนไปถึงการย่อยสลายสินค้านั้น ๆ ซึ่งในรูปแบบดั้งเดิมของการบริหารซัพพลายเชนเชิงเส้น (Linear)จะพิจารณาในลักษณะของความสัมพันธ์ระหว่างผู้เกี่ยวข้องในระบบซัพพลายเชน ในการจัดส่งสินค้า การแลกเปลี่ยนข้อมูล และในส่วนของการเงิน แต่ในอีกแง่หนึ่ง     เราสามารถมองระบบซัพพลายเชนในแง่ของกระบวนการผลิตและวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์ (Product life cycle) ซึ่งแต่ละองค์กรที่เกี่ยวข้อง (เช่น ผู้ค้าส่ง หรือผู้ผลิตวัตถุดิบ) ก็จะมีส่วนร่วมในแต่ละกระบวนการที่แตกต่างกันไป

       ถ้าเราจะมองภาพรวมของระบบซัพพลายเชนนี้ เราจะเห็นว่า ระบบซัพพลายเชน ไม่ใช่แค่การส่งวัตถุดิบ ข้อมูล และการจัดการด้านการเงินเท่านั้น แต่หมายถึงการที่จะต้องสร้างความร่วมมือ ทั้งในเชิงเงินทุนหรือในรูปแบบอื่น ๆ ระหว่างองค์กรที่มีส่วนร่วมในการผลิต นอกจากนั้นหน้าที่และขอบเขตของความรับผิดชอบของผู้เกี่ยวข้องยังสามารถเปลี่ยนแปลงจากรูปแบบเดิม ๆ ได้ เช่น ผู้ผลิตสามารถส่งสินค้าโดยตรงถึงลูกค้าได้ (โดยไม่ผ่านผู้ค้าปลีก) หรือการที่ผู้ค้าปลีกได้มีส่วนในการออกแบบผลิตภัณฑ์

    จุดสนใจของธุรกิจได้เปลี่ยนไป หลังจากที่การบริหารซัพพลายเชน ได้มามีบทบาทอย่างมากในการทำธุรกิจในปัจจุบัน คำถามเก่า ๆ ที่ว่า “ทำอย่างไรถึงจะสามารถบริหารส่วนต่าง ๆ ในบริษัท ให้สามารถทำงานร่วมกันและจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ “ก็จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงคำถามเป็น “ทำอย่างไรให้เราสามารถประสานงานระหว่างบริษัท(ในระบบซัพพลายเชน) รวมไปถึงภายในบริษัทให้จัดส่งสินค้าให้กับตลาดได้” ยกตัวอย่างที่สามารถนำไปปฏิบัติจริงเพื่อช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล และประสานงานในหน่วยงานให้เกิดประสิทธิภาพของระบบซัพพลายเชน ดังต่อไปนี้

             1. การกำจัดสินค้า dead stock (สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวเป็นเวลามากกว่า 6 เดือน) และสินค้า slow moving (สินค้าที่ถูกขายออกไปช้า อาจจะเดือนละครั้ง หรือ สองเดือนครั้ง เป็นต้น) ซึ่งการจัดการลดกลุ่มสินค้าเหล่านี้เป็นการช่วยลดต้นทุนทั้งในคลังสินค้า (warehousing) การจัดดำเนินการสินค้าในคลัง (handling) การขนส่ง (transportation) เช่น สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหว หรือเคลื่อนไหวช้า ทำให้เปลืองพืนที่จัดเก็บ และการดูแลสินค้าในคลัง อีกทั้งค่าขนส่งต่อรายการเมื่อมีการสั่งซื้อจากลูกค้า อาจทำให้ไม่คุ้มกับการส่ง เมื่อเทียบสัดส่วนปริมาณสั่ง ซื้อต่อค่าจัดส่ง(กรณีใช้ third party logistics ส่วนใหญ่จะคิดค่าบริการตามจำนวนกล่องที่จัดส่ง โดยจะส่งตามรอบและเส้นทางที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้)

             2. การทำ ABC analysis (80/20 rule) สำหรับสต๊อกสินค้า หมายถึง การวิเคราะห์ดูว่า 80% ของรายได้มาจากการขายสินค้าเพียง 20% ของสินค้ารวมทั้งหมด ซึ่งในทางกลับกันสินค้าอีก 80% อาจทำรายได้ให้กับบริษัทเพียง 20% เท่านั้น

          สินค้ากลุ่ม A ถือเป็นสินค้าหลักที่เคลื่อนไหวเร็ว เป็นที่ต้องการของลูกค้า แต่การทำรายงานABC analysis นั้นไม่ใช่หมายความว่า เราจะต้องซื้อสินค้ากลุ่ม A ไว้ให้มากเพราะถือว่ายังไงก็ขายได้ ที่ถูกต้องในการบริหารกลุ่มสินค้านี้ คือการเก็บสินค้าให้สมดุลกับระยะเวลาในการสั่ง ซื้อ หรือ ผลิต จนถึงความพร้อมที่จะมีสินค้าเหล่านั้นในสต๊อก และจัดการระบบการเติมสต๊อกให้ถี่ขึ้น (ทังนี้เพื่อระวังว่า สินค้าบางรายการอาจจะกลายเป็นสินค้าที่ไม่นิยมในช่วงระยะต่อมา)

          สินค้ากลุ่ม B ถือเป็นสินค้าที่มีความนิยมระดับกลาง ควรจะจัดการระบบการเติมสต๊อกให้น้อยกว่าสินค้ากลุ่มแรก เพื่อไม่ให้มีสินค้าคงคลังมากเกินความจำเป็น

          สินค้ากลุ่ม C เป็นสินค้าที่มักจะมีทั้งรายการ (item) และจำนวน (quantity) มากในคลังสินค้า เพราะเกิดจากการที่สินค้าขายไม่ออก หรือหมดความนิยมในตลาด ซึ่งการขจัดสินค้าเหล่านี้ มีความจำเป็นอย่างมากที่ต้องได้รับความร่วมมือจากฝ่ายการตลาด และฝ่ายขาย เพื่อกำหนดสินค้าเหล่านี้ว่า จะยกเลิกการผลิตหรือสั่งซื้อเมื่อหมดสต๊อก เพราะต้องให้ลูกค้าที่เคยใช้สินค้ารับทราบ เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดว่า สินค้าขาดสต๊อก เป็นต้น

             3. การบริหารจัดการสินค้าคงคลังฝั่งผู้ผลิต (Vendor managed inventory systems) คือ การจัดระบบการซื้อสินค้าโดยการทำข้อตกลงกับคู่ค้าหรือผู้ผลิต ทำให้คู่ค้าสามารถทำการอัพเดตข้อมูล และทราบความต้องการของลูกค้าร่วมกัน โดยที่ผู้ผลิตสามารถตรวจสอบยอดขายของแต่ละสาขา และ จัดส่งสินค้าเพื่อเติมสต๊อกให้ทันเวลา และที่สำคัญ เป็นการเน้นความรับผิดชอบของต่อคู่ค้า หรือแม้แต่ฝ่ายจัดหาวัตถุดิบ สามารถเตรียมวัตถุดิบให้เพียงพอต่อการผลิตเมื่อได้รับรายการสั่ง ซื้อ เทคนิคการทำงานระหว่างองค์กรวางแผนพยากรณ์ร่วมกัน และการเติมเต็มสินค้า (CPFR : Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment) จึงมีความสำคัญในขั้นตอนนี้ แต่การใช้วิธีการนี้ จะต้องมีการลงทุนในด้านระบบสารสนเทศ ระบบ Electronic Data Interchange (EDI) มาใช้ เป็นต้น เพื่อให้ระบบดำเนินการอย่างมีประสิทธิผล

2. ABC System

       ระบบนี้เป็นวิธีการจำแนกสินค้าคงคลังออกเป็นประเภทโดยพิจารณาปริมาณและมูลค่าของสินค้าคงคลังแต่ละรายการเป็นเกณฑ์ เพื่อลดภาระในการดูแล ตรวจนับ และควบคุมสินค้าคงคลังที่มีอยู่มากมายซึ่งถ้าควบคุมทุกรายการอย่างเข้มงวดเท่าเทียมกัน จะเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมากเกินความจำเป็น เพราะในบรรดาสินค้าคงคลังทั้งหลายของแต่ละธุรกิจมักเป็นไปตามเกณฑ์ดังต่อไปนี้

          รายการที่มีมูลค่าสูง (High-Value Items) คือสินค้าคงคลังร้อยละ 15 หรือ 20 ของรายการที่มีมูลค่ารวมถึง “ร้อยละ 75 ถึง 80 ของค่าใช้จ่ายวัสดุคงคลังใน 1 ปี

          รายการที่มีมูลค่าปานกลาง (Medium- Value Items) คือสินค้าคงคลังร้อยละ 30 ถึง 40 ของรายการ ที่มีมูลค่าร่วม ประมารร้อยละ 15 ของค่าวัสดุคงคลังใน 1 ปี

          รายการที่มีมูลค่าต่ำ (Low- Value Items) คือสินค้าคงคลังร้อยละ 40 ถึง 50 ของรายการที่มีมูลค่ารวม ประมาณร้อยละ 10 ถึง 15 ของค่าวัสดุคงคลังในรอบ 12 ปี

    

การจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี จะทำให้การควบคุมสินค้าคงคลังแตกต่างกัน ดังต่อไปนี้

ภาพ: การจัดการสินค้าคงคลังแบบ ABC

         ควบคุมอย่างเข้มมาก ด้วยการลงบัญชีอยู่บ่อยๆ (เช่น ทุกสัปดาห์) การควบคุมจึงควรใช้ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องและต้องเก็บของไว้ในที่ปลอดภัย ในด้านการจัดซื้อก็ควรหาผู้ขายไว้หลายรายเพื่อลดความเสียงจากการขาดแคลนสินค้าและสามารถเจรจาต่อรองราคาได้

          ควบคุมอย่างเข้มงวดปานกลาง ด้วยการมีบัญชีคุมยอดบันทึกเสมอเช่นเดียวกับ A ควรมีการเบิกจ่ายอย่างเป็นระบบเพื่อป้องกันการสูญหาย การตรวจนับจำนวนจริงก็ทำเช่นเดียวกับ A แต่ความถี่น้อยกว่า (เช่น ทุกสิ้นเดือน) และการควบคุม B จึงควรใช้ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องเช่นเดียวกับ A

          ไม่มีการจดบันทึกหรือมีก็เพียงเล็กน้อย สินค้าคงคลังประเภทนี้จะวางให้หยิบใช้ได้ตามสะดวก เนื่องจากเป็นของราคาถูกและมีปริมาณมาก ถ้าทำการควบคุมอย่างเข้มงวด จะทำให้มีค่าใช้จ่ายมากซึ่งไม่คุ้มค่ากับประโยชน์ที่ได้ป้องกันไม่ให้ของสูญหาย การตรวจนับ C จะใช้ระบบสินค้าคงคลังแบบสิ้นงวดคือเว้นระยะจะมาตรวจนับดูว่าพร่องไปเท่าใดแล้วก็ซื้อมาเติม หรืออาจใช้ระบบสองกล่อง (Two-bin System) ซึ่งมีกล่องวัสดุอยู่ 2 กล่อง เป็นการเผื่อสำรองไว้ พอใช้ของในกล้องแรกหมดก็นำเอากล่องสำรองมาใช้แล้วรีบซื้อของเติมใส่กล้องแรกที่หมดไว้เป็นกล่องสำรองแทน ซึ่งจะทำให้ไม่มีการขาดมือเกิดขึ้น